これから起業をしたいと考えている方、あるいは起業して間もない方の中には、
「思ったよりコア業務に関係ない雑務が多いな・・・」
と悩んでいる方もいるでしょう。
そのような方には、オンラインアシスタントというサービスがおすすめです。
とはいえ、
「オンラインアシスタントってそもそも何？」
という疑問を抱えている方もたくさんいるでしょう。
そこでこの記事では、オンラインアシスタントの特徴やメリット、デメリットについて詳しく解説していきます。
オンラインアシスタントとは一体何？
オンラインアシスタントというのは、経理業務を含むバックオフィス業務全般を依頼できるサービスのことです。
高いスキルと知識を持ったスタッフに、リーズナブルな料金で業務を依頼できるため、予算に余裕がない立ち上げ初期段階でも安心して利用できます。
オンラインアシスタントを利用するメリットは？
では次に、オンラインアシスタントを利用するメリットについて詳しく見ていきましょう。
メイン業務に集中できるようになる
起業後は、売り上げに直結する業務だけでなく、
・請求書発行
・記帳
・データ入力
・顧客管理
など、直接売り上げに繋がらない業務も自分で行わなければなりません。
ただ、このような業務に時間を取られてしまうと、いつまで経っても業務効率が改善しませんので、規模を拡大していくことができなくなるのです。
オンラインアシスタントを活用することによって、自分は売り上げに繋がるコア業務に集中できるようになりますので、効率的にビジネスを軌道に乗せられる可能性が高くなります。
コスト削減に繋がる場合もある
オンラインアシスタントを利用する場合は、少なからず料金がかかります。
ただ、オンラインアシスタントの使い方によっては、コストの削減に繋がるケースがあるのです。
中には、バックオフィス業務に慣れておらず、必要のない備品を購入してしまったり、必要のない有料ソフトをダウンロードしてしまったりする方もいます。
オンラインアシスタントを活用することによって、専門の知識とスキルを持ったアシスタントが効率的に業務を遂行してくれますので、コストを最小限に抑えられるようになるのです。
人手不足解消に繋がる
オンラインアシスタントを活用することによって、人手不足の解消に繋げられます。
バックオフィス業務を全て自分で行っている方の中には、
「人を雇いたいな」
と考えている方もいるでしょう。
ただ、人を雇うにもそれなりのコストがかかりますので、今すぐにと言うわけにはいきませんよね。
オンラインアシスタントの場合は、自分で社員やアルバイトなどを雇用することなく、バックオフィス業務を任せられますので、コストを抑えながら人手不足を解消できるようになるのです。
オンラインアシスタントを利用するデメリットは？
では次に、オンラインアシスタントを利用するデメリットについて、詳しく見ていきましょう。
費用がかかる
先ほども解説したように、オンラインアシスタントの利用には少なからず費用がかかります。
それも、数千円単位ではなく、数万円単位の費用がかかることもありますので、予算としっかり相談しておかなければなりません。
使い方によってはコスト削減に繋がることもありますが、それでも数万円の払い出しが必要になりますので、財務状況をしっかりと確認したうえで契約するようにしましょう。
種類が多すぎる
オンラインアシスタントサービスには、たくさんの種類があり、それぞれで特徴が異なりますので、
「どれを選べばいいの？」
という状態になってしまうこともあります。
中には、
「よくわからないから適当に選ぼう」
と考えてしまう方もいるのですが、これをやってしまうと予算の無駄遣いになってしまったり、逆に自分の負担が増えてしまったりする可能性が高くなります。
このようなトラブルを回避するためにも、複数のサービスを徹底的に比較したうえで自社に合ったサービスを見つけていくようにしましょう。
オンラインアシスタントを利用する際の注意点
では次に、オンラインアシスタントを利用する際の注意点について、詳しく見ていきましょう。
目的を明確にする
オンラインアシスタントを利用する際は、
「どんな業務を依頼したいのか」
をはっきりさせておくことが大切です。
なぜなら、それぞれのサービスで対応している業務が異なるからです。
依頼したい業務がはっきりしていないと、
「どこに依頼すればいいの？」
という状態に陥りやすくなりますので注意しましょう。
複数サービスを比較する
先ほども解説したように、オンラインアシスタントサービスにはたくさんの種類があります。
それぞれで提供しているサービスが異なりますので、時間をかけてそれぞれを比較していくようにしましょう。
比較作業を疎かにしてしまうと、自社に合ったサービスと出会えなくなる可能性が高くなりますので注意が必要です。
無料お試しを活用する
オンラインアシスタントの中には、無料お試しプランを用意している所もあります。
このようなプランがあるサービスを選ぶことによって、費用をかけずにそのサービスが自社に合っているかどうかを見極められるようになるのです。
特に、初めてオンラインアシスタントを利用する方は、サービスの内容がイメージできていないと思いますので、できるだけ無料お試しプランのあるサービスを選ぶようにしましょう。
緊急性の高い業務には不向き
オンラインアシスタントは、どちらかというと毎月安定した業務を依頼するのに向いているサービスです。
中には、突発的な業務や緊急性の高い業務を請け負ってくれる所もあるのですが、基本的には月契約もしくは年契約となり、
「この仕事だけ」
「今日だけ」
という依頼が難しくなっていますので、しっかりと確認しておくようにしましょう。
通信環境の整備が必要
オンラインアシスタントを利用する際は、通信環境の整備が必要です。
アシスタントへの連絡は、
・メール
・ZOOM
・チャットワーク
など、オンラインツールを用いて行う形となりますので、環境が整っていない場合は利用できません。
また、各サービスによって、コミュニケーションツールが異なりますので、こちらについても事前に確認しておくことが大切です。
依頼内容を丁寧に伝える
オンラインアシスタントを活用することによって、自社のバックオフィス業務における負担を軽減できます。
ただ、依頼内容を丁寧に伝えたり、伝え方を工夫したりしないと、アシスタントにこちら側の意図が伝わらず、イメージと違う仕上がりになってしまうことがありますので注意が必要です。
サポート体制について確認しておく
オンラインアシスタントサービスによって、サポート体制が異なります。
チームを組んでサポートを行ってくれる所もあれば、専任のアシスタントをつけてくれる所もあります。
事前にサポート体制を確認しておかないと、スムーズに業務を依頼できなくなってしまったり、求めているクオリティに仕上げてもらえなくなってしまったりすることもありますので注意が必要です。
まとめ
オンラインアシスタントというのは、バックオフィス業務を代行してくれるサービスのことです。
このサービスを活用することによって、コア業務に集中できるようになりますので、売り上げアップや業務効率改善に繋げやすくなります。
ただし、オンラインアシスタントには様々な種類があり、それぞれで特徴や料金プランが大きく異なりますので、複数サービスを徹底的に比較したうえで、自社に合ったサービスを選定していくようにしましょう。
