オンラインアシスタント導入手順とお得なサービスについて
最近、中小企業やマイクロ法人経営者、フリーランスの方々にオンラインアシスタントの活用が増えているのをご存知でしょうか。
オンラインアシスタントの導入は、日々のタスク処理を効率化し、コア業務に集中することでさらなる売上アップにつながる有力な手段であることは本記事をご覧のあなたもよく理解されていることと思います。
ですが、いざ導入しようと思っても具体的な導入の流れや準備すべき事項がどこを探しても明確に記載されているところがそれほど多くないため、多くの方々はオンラインアシスタントの導入に踏み切ることができずにいます。
そこでこの記事では、そんな皆様のために、「オンラインアシスタントを導入するまでの流れ」について解説していきたいと思います！
オンラインアシスタントを導入するまでの事前準備
この章ではオンラインアシスタントに申し込む前の最低限必要な準備についてご説明していきます。
といっても普段Slackやchatworkを使っている方は読む必要はないので飛ばして頂いても大丈夫です。
通信環境と連絡ツールの準備
オンラインアシスタントに申し込む前に通信環境と連絡ツールの事前準備は必要になってきます。通信環境については皆さんすでにインターネットに接続できているので大丈夫かとは思いますが、アシスタントとの主な連絡手段はチャットになってきますので、連絡ツールについてはSlackやchatworkなどのツールが必要です。
オンラインアシスタントサービスによってはチャットツールに加えてビデオ通話可能なZoomなどのツールも利用する場合があります。
まずは、連絡手段としてChatwork/slackやzoomをインストールしておきましょう。
合わせて使い方も確認しておきましょう。YouTubeでツール名を入れるだけで使い方紹介の動画が山ほどでてきますので是非そちらも参考にしてください。
オンラインアシスタントを導入するまでの流れ
オンラインアシスタントを導入する流れは、依頼予定の業務の洗い出しと仕分け、オンラインアシスタントの選定、申し込み、そして契約のおおまかに4ステップとなっております。
依頼予定の業務の洗い出しと仕分け
依頼予定の業務の明確化は、オンラインアシスタントの選定と導入においての第一歩です。
まずは委託したい業務を順に書き出してみましょう。
出てきた業務の範囲と優先順位を明確にすることで、次のステップの適切なオンラインアシスタントの選定に効いてきます。
オンラインアシスタントの選定
オンラインアシスタントの選定は、依頼予定の業務の内容に合致したオンラインアシスタントサービスを探していきます。オンラインアシスタントサービスの比較と評価を行い、最適なサービスを選定していきましょう。星の数ほどあるオンラインアシスタントの中でもオススメを選んで比較した記事がありますので合わせてご確認いただければと思います。
申し込み
申し込みは、選定したオンラインアシスタントサービスのWEBサイトにお申し込みフォームがたいていはありますのでそちらに必要事項を入力し、申し込みをしてください。
申し込みの際には要望・コメント欄があるかと思いますので、そちらにステップ１で洗い出した業務のうち委託想定のものを予め書いておきましょう。のちに打ち合わせをする際にスムーズにいくかと思います。
契約
契約は、申し込み後にオンラインアシスタントサービス提供企業との間で行われます。契約内容を確認し、合意した上で契約を締結し、オンラインアシスタントの導入が正式に開始されます。
利用開始の契約と同時に秘密保持契約も締結することになるかと思いますのでそちらも合わせて確認しておきましょう。
まずは無料でオンラインアシスタントを活用
ここまでザっと契約までの流れをお伝えしましたが、「どんな流れなのか実際に試したい」「委託できる業務範囲はどこまでなのか」「品質はそもそもどうなのか」等を事前に確認しておきたいという声もよく聞きます。
ですので、私のおすすめはまずは無料トライアルを提供しているオンラインアシスタントサービスに申し込んでみることです。オンラインアシスタントサービスの多くは有料からで無料トライアルはないのですが一部のサービスにはございますので記事後半はそちらのご紹介をさせていただきます。
お得な無料トライアルがあるオンラインアシスタントサービス
さて、無料トライアルがあるオンラインアシスタントサービスですがメジャーどころでいくと私が知っている限りフジ子さんになります。
他にも色々調べてみましたが無料トライアルを提供しているサービスが他にありませんでした。
フジ子さんの導入の流れ
フジ子さんの導入の流れですが、王道としては、
①無料トライアル申し込み→②品質・コミュニケーションのサービス効果を体験→③プラスの効果が出そうであれば本申し込み、になるかと思います。
そこで、ここでは①無料トライアルの申し込み方法についてご紹介します。
STEP1
まずはフジ子さんのHPにアクセスします。
STEP2
TOPページの「無料トライアル実施中」のバナーか右上の「問い合わせ」をクリックします。
STEP3
すると問い合わせフォームが出てきますの必要事項を記入し、問い合わせ内容の項目で「無料トライアルしたい」を選択します。
STEP4
規約に同意にチェックを入れて送信します。
STEP5
すると当日か翌日くらいに折り返しの連絡（私には電話できました）がきますのでご用件を伝えて無料トライアルにすすみましょう。
以上の５STEPになります。特にSTEP3で「無料トライアルしたい」をちゃんと選択しているかを確認しておきましょう。
まとめ
オンラインアシスタントの導入手順についてご紹介しました。まずはちゃんと連絡がとれるツールを整えておくことと、業務の仕分けから実施していきましょう。
事前準備ができたらオンラインアシスタントを選定して実際に申し込んでいくのですが、できれば無料トライアルがあるところをまずは活用していくことをおすすめしました。
無料トライアルがある代表的なオンラインアシスタントサービスがフジ子さんです。
まずはトライアルしてみてオンラインアシスタントとはどういうものなのか体験してからご契約することをオススメいたします。
このサイトでは随時、オンラインアシスタントに関する情報を発信していきますのでその他の記事も是非合わせて読んでください！
